I comunicati stampa sono ancora un punto fermo del mondo dei professionisti delle pubbliche relazioni, contribuendo ad aumentare la visibilità e la consapevolezza del marchio, non soltanto nel contesto dell’editoria più tradizionale, ma sempre più spesso anche all’interno del mondo del digital e influencer marketing. Questo strumento, a volte sottovalutato, anche nel 2023 resta uno dei più importanti per le campagne di comunicazione e marketing, comprese quelle di web marketing, digital marketing, social media marketing e influencer marketing.

Come tutti sappiamo, la maggior parte dei giornalisti è continuamente sommersa da comunicati stampa e spesso ci vuole tempo, impegno e un po’ di ricerca per ottenere la copertura della stampa per la tua attività.

Ecco perché abbiamo deciso di darti tutti i suggerimenti su come scrivere un comunicato stampa che i giornalisti non ignoreranno. 

A tal proposito, grazie a questo webinar di L’Eco della Stampa e Mediaddress potrai approfondire il tema della relazione tra giornalisti e uffici stampa, e in particolare: Francesca Gavotti e Ugo Malaguti ci presentano un’analisi di quanto sta emergendo dallo studio sulle dinamiche del rapporto tra giornalisti e uffici stampa di aziende e istituzioni.

I 3 step da seguire per ottenere comunicati stampa di successo 

1. Curare il formato: cosa devi sapere prima e durante il processo di redazione del comunicato stampa
2. Presentazione ai media : come migliorare la fase di lancio del comunicato 
3. Follow-up: perfezionare il temuto follow-up

 1. Format0

• Evita di utilizzare i PDF: possono sembrare più precisi ma copiare e incollare il testo è molto più difficile. Il formato più utilizzabile per un giornalista è il documento Word pulito. In alternativa puoi incollare il contenuto del comunicato stampa anche nel corpo dell’email, in modo da avere un testo utilizzabile anche nel caso in cui l’allegato fosse difettoso.
• Includi i dettagli di contatto del brand per il potenziale cliente che leggerà il comunicato stampa e i tuoi dettagli di contatto nel caso in cui i media desiderino contattarti per ulteriori informazioni.
• Non è necessario inserire il nome dell’azienda in ogni riga di ogni paragrafo. Tralascia aggettivi come “migliore”, “leader mondiale” e “più avanzato” se non hai le fonti per sostenere tali affermazioni. Fornisci i link corretti alla ricerca e alle risorse che hai utilizzato per sostenere le tue argomentazioni. 
• Se sei una “persona prolissa”, ricorda che i giornalisti premiamo chiarezza e concisione quando si tratta di pubblicare gratuitamente i comunicati stampa. Se il tuo capo o cliente vuole che venga pubblicato parola per parola, potrebbe essere meglio farlo pubblicare tramite un ufficio stampa a pagamento.
• Per ridurre al minimo il numero eccessivo di email inviate, verifica di aver incluso tutti i dettagli necessari nel comunicato e di aver effettivamente allegato quanto necessario. Più specificamente: nomi e indirizzi, date e orari, tutte le informazioni sui prezzi, gli handle dei social media e gli hashtag pertinenti. Includi almeno un’immagine, come allegato, nella tua email. Non incorporarlo nel tuo documento Word o, peggio, nel tuo PDF. Assicurati che l’immagine che utilizzi sia concessa in licenza per la ripubblicazione o che tu possieda i diritti e includi il nome e i dettagli del designer o del fotografo.
• Correggi: esegui un’ultima lettura e assicurati di aver completato la mail. Fai un controllo ortografico per errori di battitura, fallo leggere anche a un collega.  Assicurati di avere l’approvazione del cliente prima di premere Invia.

TIPS: usa gli embarghi. I comunicati stampa sottoposti a embargo vengono condivisi con l’intenzione di essere pubblicati solo in una data successiva specificata. Questa tecnica consente una migliore pianificazione del lavoro. 

2. Presentazione ai media

Una volta che il tuo comunicato stampa è stato scritto, controllato, ricontrollato e approvato, sei pronto per presentarlo ai media. Ci sono 7 condizioni da rispettare affinché l’invio risulti performativo al massimo: 

• Hai bisogno di un indirizzo email professionale. Anche se sei un libero professionista che utilizza Gmail come host, assicurati che la prima parte del tuo indirizzo email sia il tuo nome o il nome della tua azienda: hai meno possibilità di essere inviato automaticamente allo spam e sembra più professionale.
• Nell’oggetto inserisci un’informazione, un dato, un argomento del tuo comunicato in grado di attirare l’attenzione e rendere più facile il recupero della mail da parte dell’editor. 
• Personalizza l’apertura della tua mail, ma se non conosci il nome della persona che la riceverà andrà bene un semplice “Ciao” o “Buongiorno”. Evita di usare saluti di genere come “Gentile signore”.
• Inizia con una frase sul perché la notizia che stai comunicando è importante, per evitare che la tua mail venga archiviata fra quelle da ripescare in una giornata “morta” giornalisticamente. 
• Includere un invito all’azione è fondamentale: chiedi al destinatario se è interessato a pubblicare la notizia o se ci sono altre informazioni di cui ha bisogno che non sono incluse nel comunicato.
• Sii breve, immaginando la mole di mail che il giornalista riceve nella stessa giornata. 
• Infine, includi i tuoi dati personali: nome, azienda, indirizzo email e numero di telefono

TIPS: Non chiamare per dire che stai per inviare un’email e non inviare un’email chiedendo se puoi inviare il comunicato: questo tipo di formalità è obsoleto e ridondante oggi. Non promettere l’esclusività se la notizia è già stata diffusa ad altri mezzi stampa.

3. Follow – up

Il follow-up è una parte cruciale e molto delicata del processo. Ecco alcuni suggerimenti rapidi:

• Non verificare nell’immediatezza dell’invio che il giornalista abbia ricevuto il comunicato: se non hai ricevuto una risposta entro 24 ore, sarà sufficiente una chiamata o un’email di follow-up. (A meno che non sia davvero urgente, tempestivo o da “ultime notizie”).
• Fai attenzione a chiamare dopo l’orario di ufficio. Probabilmente i giornalisti si destreggiano tanto quanto te cercando di mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata. Fallo solo per reali emergenze.
• Scegli i giusti partner: affidati a Mediaddress, il servizio pensato per l’invio di comunicati stampa numero uno in Italia. Da oltre 30 anni Mediaddress è il partner affidabile scelto dai migliori uffici stampa, in un’unica soluzione infatti, fornisce un’ applicazione all-in-one che ti permette di creare le liste, preparare il comunicato stampa, inviarlo e analizzare i risultati. Dunque un solo strumento con tutte le funzionalità più avanzate, come quella che ti permette di selezionare i giornalisti più interessati grazie all’Intelligenza Artificiale.
  

6 consigli per scrivere comunicati stampa efficaci